Административный регламент

исполнения государственной функции по консульской легализации документов

1. Административный регламент исполнения государственной функции по консульской легализации документов (далее – государственная функция) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Министерства иностранных дел Российской Федерации (далее – Министерство), консульских учреждений Российской Федерации и дипломатических представительств Российской Федерации, в составе которых могут создаваться консульские отделы (далее – загранучреждения) при осуществлении полномочий по консульской легализации документов.

2. Государственную функцию на территории Российской Федерации предоставляет Министерство иностранных дел Российской Федерации. Структурным подразделением Министерства, ответственным за исполнение государственной функции, является Консульский департамент (далее – Департамент).

Государственную функцию на территории иностранных государств предоставляют загранучреждения.

3. Государственная функция по консульской легализации документов предоставляется в соответствии с:

Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. Российская Федерация присоединилась к конвенции 3 мая 1992 г.(Бюллетень международных договоров, 1993, № 6);

Федеральным законом от 19.07.2000г. № 117-ФЗ «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 2)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340, ст. 3341; 2004, № 45, ст.4377; 2005, № 1 (часть I), ст.29, ст.30; № 30 (часть I), ст.3117; № 50, ст.5246; 2007, № 49 (часть II), ст. 6041, ст. 6045, ст. 6046);

Федеральным законом от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ «Бюджетный кодекс Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 31, ст.3823);

Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» (Ведомости Съезда Народных Депутатов и Верховного Совета Союза Советских Социалистических Республик, 1991, № 27, ст.784);

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 25 июня 1976 г. «Об утверждении Консульского устава СССР» (Ведомости Верховного Совета СССР, 1976, № 27, ст.404);

Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 865 "Вопросы Министерства иностранных дел Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 28, ст. 2880; 2005, № 19, ст. 1782; № 43, ст. 4371; 2007, № 5, ст. 637; 2007, № 38, ст.4511);

Указом Президента Российской Федерации от 5 ноября 1998 г. № 1330 «Об утверждении Положения о консульском учреждении Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 45, ст.5509);

Указом Президента Российской Федерации от 28 октября 1996 г. № 1497 «Об утверждении Положения о посольстве Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 45, ст.5090);

4. Конечным результатом исполнения государственной функции является выдача заявителю легализованный документ или возврат документа без легализации с разъяснением причин отказа в его легализации.

5. За исполнением государственной функции обращаются физические и юридические лица (далее – заявители).

6. За исполнение государственной функции взимаются государственная пошлина, консульский и иные, определенные действующим законодательством Российской Федерации сборы, на основании статьи 57 Консульского устава СССР, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета Союза Советских Социалистических Республик от 25 июня 1976 года; статьи 333.33 ФЗ «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 2)» от 19 июля 2000 года № 117-ФЗ; статьи 51 Бюджетного кодекса Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ; пункта 9 Положения о консульском учреждении Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 5 ноября 1998 г. № 1330.

Консульские сборы не взимаются при наличии соответствующего международного договора, участниками которого являются Российская Федерация и государство пребывания, гражданином которого является заявитель.

При наличии уважительных причин, указанных в заявлении, руководитель консульского учреждения Российской Федерации имеет право снизить размер консульского сбора или освободить заявителя от уплаты сборов.

Порядок информирования о государственной функции

на территории Российской Федерации

7. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

непосредственно в Департаменте, с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе, в сети Интернет).

8. Департамент находится по адресу: г. Москва, 1-ый Неопалимовский переулок, дом 12. Прием граждан по вопросам легализации осуществляется ежедневно, кроме выходных (суббота, воскресенье) и праздничных дней, с 9.30 до 12.30 часов и с 14.30 до 17.00 часов, в пятницу прием граждан заканчивается в 16.00 часов.

Контактные телефоны: 244 3797 и 244 3984.

Телефон для справок: 244 4581.

Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), адресах электронной почты Министерства и Департамента размещаются на официальном Интернет-сайте Министерства www.mid.ru.

9. Сведения о графике (режиме) работы Департамента сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на официальных Интернет-сайтах Министерства;

на информационном стенде в здании, в котором располагается Департамент.

10. Информация о загранучреждениях (с указанием их адресов, контактных телефонов и официальных сайтов), исполняющих государственную функцию за пределами Российской Федерации, представлена на официальном сайте Министерства www.mid.ru в разделе «Дипломатические и консульские представительства России за рубежом».

11. Информация по вопросам исполнения государственной функции предоставляется заявителям:

по телефону;

при личном обращении граждан в Департамент;

на официальных сайтах Министерства;

на информационных стендах в Департаменте.

12. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты Департамента подробно и в вежливой (корректной) форме предоставляют информацию по интересующим заявителей вопросам относительно исполнения государственной функции.

При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

13. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов на исполнение государственной функции, и официальном Интернет-сайте Министерства размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

текст Административного регламента с приложениями (полная версия на официальном Интернет-сайте и (или) извлечения);

образец заявления на консульскую легализацию документа;

режим приема граждан сотрудниками Департамента;

порядок информирования о ходе исполнения государственной функции, порядок получения консультаций;

о размере госпошлины и способе ее оплаты.

14. Заявители, представившие в Департамент документы на исполнение государственной функции, в обязательном порядке информируются специалистами:

об отказе в консульской легализации документов;

о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

15. Консультации предоставляются по следующим вопросам:

об органах государственной власти, уполномоченных на консульскую легализацию документов, включая информацию о месте их нахождения;

о видах и характере документов, которые подлежат легализации;

о требованиях к документам, предъявляемым для исполнения государственной функции;

о размере государственной пошлины;

о времени приема и выдачи документов;

о сроке исполнения государственной функции;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

Порядок информирования о государственной функции

на территории иностранных государств

16. Информация о порядке исполнения государственной функции предоставляется:

непосредственно в загранучреждениях;

с использованием средств телефонной связи, электронной почты, официального сайта Министерства www.mid.ru ;

посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе, в сети Интернет).

17. Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), Интернет-адресах, адресах электронной почты загранучреждений размещаются:

на официальном Интернет-сайте Министерства www.mid.ru;

на информационных стендах в загранучреждениях.

18. Сведения о графике (режиме) работы загранучреждений сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются:

на официальных Интернет-сайтах загранучреждений;

на информационном стенде в помещениях загранучреждений.

19. Информация о процедуре исполнения государственной функции сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе, в сети Интернет), на информационных стендах в помещениях консульских отделов дипломатических представительств и консульских учреждений Российской Федерации.

20. На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов на исполнение государственной функции, и официальных Интернет-сайтах загранучреждений размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению государственной функции;

текст Административного регламента с приложениями (полная версия на официальном Интернет-сайте и (или) извлечения);

образцы заявлений на консульскую легализацию документов;

о порядке исполнения государственной функции и получения консультаций;

о размере консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов, о способах их оплаты.

21. При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей сотрудники и консульские должностные лица загранучреждений подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам.

При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

22. Информирование о порядке исполнения государственной функции осуществляется сотрудниками и консульскими должностными лицами при личном контакте с заявителями, а также с использованием средств Интернет, почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.

23. Заявители, представившие в загранучреждения документы на исполнение государственной функции, в обязательном порядке информируются консульскими должностными лицами:

об отказе в консульской легализации документов;

о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.

24. Сотрудники и консульские должностные лица, отвечающие в загранучреждении за исполнение государственной функции, предоставляют консультации по следующим вопросам:

об органах власти государства пребывания, уполномоченных легализовать документы, включая информацию о месте их нахождения;

о видах и характере документов, которые подлежат консульской легализации;

о требованиях к документам, предъявляемым для исполнения государственной функции;

о размере консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов, о способах их оплаты;

о времени приема и выдачи документов;

о сроке исполнения государственной функции;

о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.

25. Консультации заявителям предоставляются при личном обращении, посредством официального Интернет-сайта, телефона, почтовой или электронной связи.

Консультации общего характера (о месте нахождения, графике работы) могут предоставляться с использованием средств автоинформирования. При автоинформировании обеспечивается круглосуточное предоставление справочной информации.

Условия и сроки исполнения государственной функции

26. Департамент осуществляет консульскую легализацию документов, составленных на территории Российской Федерации.

27. Загранучреждения осуществляют консульскую легализацию документов, составленных при участии официальных органов на территории страны пребывания.

28. Сроки исполнения государственной функции в Департаменте не должны превышать 5 рабочих дней со дня подачи всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных пунктом 33 настоящего Административного регламента.

29. Срок исполнения Департаментом государственной функции в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на консульскую легализацию документ, и (или) истребования образца оттиска печати органа государственной власти, нотариуса, органа местного самоуправления, от которого исходит документ, не должен превышать 30 рабочих дней.

30. Срок исполнения государственной функции в загранучреждении в случае отсутствия необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции, и (или) истребования образца оттиска печати компетентного органа страны пребывания, не должен превышать 3 рабочих дней со дня подачи всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных пунктом 34 настоящего Административного регламента.

31. Срок исполнения в загранучреждении государственной функции в случае необходимости истребования образца оттиска печати компетентного органа страны пребывания, образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции документ, не должен превышать 30 рабочих дней.

Другие положения, характеризующие требования к порядку

исполнения государственной функции

32. Исполнение государственной функции осуществляется в случае, если иное не предусмотрено Консульским уставом или международным договором, отменяющим процедуру легализации, участниками которого являются Российская Федерация и государство, на территории которого составлен документ, или на территории которого он предполагается к использованию.

33. В Департамент для исполнения государственной функции заявитель должен представить:

заявление (приложение 1. л.1 к Административному регламенту);

документ, удостоверяющий личность, а для юридических лиц - и доверенность на представление интересов юридического лица (предъявляется);

документ, выданный российскими организациями и учреждениями, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства;

квитанцию об оплате госпошлины.

34. В загранучреждение для исполнения государственной функции заявитель должен представить:

заявление (приложение 1. л.2 к Административному регламенту);

документ, удостоверяющий личность, а для юридических лиц - и доверенность на представление интересов юридического лица (предъявляется);

документ, выданный при участии официальных органов власти иностранного государства и предназначенный для использования в Российской Федерации;

документ, подтверждающий оплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.

35. К документам, представляемым для исполнения государственной функции, предъявляются следующие требования:

они должны содержать реквизиты, наличие которых является обязательным (номер, дата, подпись, печать);

должны быть совершены без подчисток либо приписок, в них не допустимы зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления, они не должны быть исполнены карандашом. Текст документа должен быть четким и ясным, а подписи должностных лиц и оттиски печати, содержащиеся на документах, - отчетливыми;

в документе, объем которого превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью.

36. Для исполнения государственной функции Департамент должен располагать образцами подписей сотрудников и оттиском печати Федеральной регистрационной службы Российской Федерации, а также образцами подписей сотрудников, уполномоченных решать вопросы легализации документов, и оттисками печатей иностранных дипломатических представительств, аккредитованных в Российской Федерации.

37. При исполнении государственной функции в случаях, когда Департамент не располагает образцом подписи должностного лица и печати учреждения на представленном к легализации документе, либо вызывает сомнения в подлинности, осуществляется связь с органами государственной власти, нотариусами, органами местного самоуправления с целью установления факта выдачи документа и его достоверности.

38. По мере ротации сотрудников в Департаменте, но не реже одного раза в год, дипломатическим представительствам иностранных государств, аккредитованным на территории Российской Федерации, направляются образцы подписей сотрудников подразделения, отвечающего в Департаменте за исполнение государственной функции, и оттиски печатей, предназначенных специально для проставления на легализационных штампах.

39. Загранучреждение принимает к легализации предназначенные для использования в Российской Федерации документы, выданные официальными органами и легализованные компетентным органом страны пребывания. Загранучреждение должно располагать образцами подписей сотрудников, которые уполномочены легализовать документы, и печатей этого органа.

Загранучреждение исполняет государственную функцию также в случае, когда по заявлению гражданина его личный документ истребован дипломатическим путем.

40. Прием заявителей по вопросам, касающимся исполнения государственной функции, осуществляется в отдельном кабинете на первом этаже помещения Департамента, имеет отдельный вход для посетителей. Вход в Департамент оборудован вывеской, содержащей информацию о порядке и режиме приема граждан.

На информационных стендах в помещении, предназначенном для исполнения государственной функции, размещается информация в соответствии с п.13 Административного регламента.

Кабинет, где осуществляется прием документов на исполнение государственной функции, оборудуется закрытыми шкафами и средством экстренной связи с сотрудником охраны.

41. Местами для исполнения государственной функции в загранучреждениях являются помещения для приема посетителей, оборудованные отдельным входом или в отдельно стоящих зданиях. На территории, прилегающей к загранучреждению, могут быть оборудованы места для парковки автотранспортных средств. Вход в помещение оборудуется соответствующим указателем.

На информационных стендах в помещении, предназначенном для исполнения государственной функции, размещается информация в соответствии с п.20 Административного регламента.

Помещения, предназначенные для приема граждан по вопросам исполнения государственной функции, должны быть оборудованы в соответствии с санитарными правилами и нормами.

государственной функции на территории Российской Федерации

42. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение заявителя в Департамент с комплектом документов, указанных в пункте 33 настоящего Административного регламента.

43. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов;

установление отсутствия оснований для отказа в исполнении государственной функции, включая проверку соответствия имеющимся образцам подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе;

исполнение государственной функции (при отсутствии оснований для отказа в консульской легализации документа);

приостановление исполнения государственной функции;

отказ в исполнении государственной функции (при установлении оснований для отказа в консульской легализации документа);

выдача документов.

Блок-схема административных процедур приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

Прием и регистрация документов

44. Сотрудник Департамента, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения, знакомится с комплектом представленных документов.

45. Сотрудник Департамента, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал регистрации запись о приеме документов, следующего содержания:

порядковый номер записи;

дата приема документов;

данные о заявителе (фамилия, инициалы физического лица, наименование юридического лица);

количество документов, представленных на консульскую легализацию;

реквизиты документа, представленного на консульскую легализацию, (номер, место и дата выдачи);

реквизиты документа об уплате государственной пошлины (если заявитель освобожден от уплаты государственной пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации, в графе (журнала) регистрации документов, в которую вносятся сведения об уплате государственной пошлины, указывается основание для освобождения заявителя от уплаты государственной пошлины);

фамилия и инициалы сотрудника, принявшего документы.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут на каждый из представленных документов.

46. Сотрудник, уполномоченный принимать документы, оформляет расписку о приеме документов (приложение № 3 к Административному регламенту) в одном экземпляре. В расписке указывается следующее:

регистрационный номер принятых документов;

дата подачи документов;

дата выдачи документов;

количество документов;

размер госпошлины за исполнение государственной функции;

информация о часах приема и выдачи документов.

Максимальный срок выполнения действия составляет 0,5 минуты.

47. В течение рабочего дня документы передаются сотруднику, уполномоченному на исполнение государственной функции.

Установление отсутствия оснований для отказа в исполнении государственной функции

48. Сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, производит проверку соответствия имеющимся образцам подписи должностного лица и оттиска печати компетентного органа на официальном документе, наличия у него полномочий на право подписи представленного документа, а также проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений в тексте документа, обращает особое внимание на четкость изображения оттиска печати и отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".

Максимальный срок на выполнение действия 5 минут на каждый документ.

49. При отсутствии в Департаменте образцов подписи и оттиска печати сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, оформляет официальный запрос в организации, упомянутые в пункте 36 настоящего Административного регламента, на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Максимальный срок исполнения действия 30 минут.

50. При получении от уполномоченного органа образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции документ, образца оттиска печати органа, от которого исходит документ, сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, производит действия, предусмотренные пунктом 52 Административного регламента, а полученные образцы подписи и оттиска печати помещает в соответствующее дело.

Максимальный срок выполнения действия 3 минуты.

51. Сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, рассматривает представленный на исполнение государственной функции документ на предмет наличия в нем реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).

Максимальный срок выполнения действия 0,5 минуты на каждый документ.

52. По результатам проведенной проверки сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, принимает решение:

об исполнении государственной функции;

об отказе в исполнении государственной функции.

Исполнение государственной функции

(при отсутствии оснований для отказа в консульской легализации документа)

53. В случае принятия положительного решения сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, совершает на представленном официальном документе легализационную надпись. Для совершения этого действия используется два вида штампов.

54. Штампы должны быть выполнены в форме прямоугольника размером 8 х 3 см. Заголовок штампов должен содержать текст о легализации документа либо о заверении подлинности предстоящей подписи.

55. На подлинном документе проставляется штамп с текстом о его легализации, на копии документа или на справке, выданной сотрудником иностранного дипломатического представительства – о заверении подлинности предстоящей подписи.

56. Оттиск штампа проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, и скрепляется печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовая печать). В правом верхнем углу штампа наклеивается защитный голографический знак (голограмма).

57. Сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, заполняет проставленный им оттиск штампа.

В оттиске штампа указывается дата легализации документа, фамилия и инициалы сотрудника, подписавшего документ, затем наклеивается голограмма.

Максимальный срок выполнения действия 10 минут на каждый документ.

58. В журнале регистрации документов сотрудником, уполномоченным исполнять государственную функцию, производится следующая запись:

дата исполнения государственной функции;

название документа, инициалы владельца.

Максимальный срок выполнения действия 3 минуты.

Приостановление исполнения государственной функции

59. Исполнение государственной функции приостанавливается:

если на документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, предусмотренных пунктом 35 Административного регламента; должностное лицо уведомляет об этом заявителя и предлагает принять меры по их устранению;

если подпись должностного лица и (или) оттиск печати органа государственной власти или иностранного дипломатического представительства, аккредитованного в Российской Федерации, на официальном документе не соответствуют имеющимся в Министерстве образцам;

если подписавшее документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.

Исполнение государственной функции приостанавливается должностным лицом до момента устранения недостатков в представленных документах, но не более, чем на 30 дней.

В случае непредставления запрашиваемой информации по истечении 30 дней должностное лицо готовит проект отказа в исполнении государственной функции.

Отказ в исполнении государственной функции

(при установлении оснований для отказа в консульской легализации документа)

60. В исполнении государственной функции отказывается:

если документы противоречат законодательству Российской Федерации или могут по своему содержанию нанести вред интересам России, или содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан, согласно Консульского устава;

если документ не предназначен для вывоза за границу в соответствии с Законом СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу» К таким документам относятся трудовые книжки, военные билеты, удостоверения личности.

61. Отказ в исполнении государственной функции может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.

62. Отказ в исполнении государственной функции осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя либо по требованию заявителя.

63. При наличии письменного обращения заявителя об отказе в исполнении государственной функции сотрудник, уполномоченный исполнять государственную функцию, готовит ответ и представляет его на подпись руководителю структурного подразделения Департамента, ответственного за организацию работы по исполнению государственной функции.

Срок подготовки ответа и направления (вручения) его заявителю до 30 дней.

Выдача документов

64. Сотрудник, уполномоченный выдавать документы, выдает заявителю легализованный документ при предъявлении им расписки о приеме документа.

Заявитель расписывается в получении документа в соответствующей графе журнала регистрации документов.

В случае отказа в исполнении государственной функции сотрудник, уполномоченный выдавать документы, выдает по просьбе заявителя письменный отказ и возвращает ему документ без легализации.

Описание последовательности действий при исполнении

государственной функции за пределами Российской Федерации

65. Основанием для начала исполнения государственной функции является обращение заявителя в загранучреждение с комплектом документов, указанных в пункте 34 настоящего Административного регламента.

66. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация документов;

установление отсутствия оснований для отказа в исполнении государственной функции, включая проверку соответствия имеющимся образцам подписи должностного лица и оттиска печати органа на официальном документе;

исполнение государственной функции (при отсутствии оснований для отказа в консульской легализации документа);

отказ в исполнении государственной функции (при установлении оснований для отказа в консульской легализации документа);

выдача документов.

Блок-схема административных процедур приведена в приложении № 2 к настоящему Административному регламенту.

Прием и регистрация документов

67. Консульское должностное лицо, отвечающее за исполнение государственной функции (далее – консульское должностное лицо), определяет подведомственность обращения, знакомится с комплектом представленных документов.

Если исполнение государственной функции не требуется при наличии соответствующего соглашения между Российской Федерацией и государством пребывания, консульское должностное лицо сообщает об этом заявителю и разъясняет порядок действия документа на территории Российской Федерации.

Максимальный срок выполнения действия 10 минут.

68. Консульское должностное лицо вносит в журнал регистрации запись о приеме документов, следующего содержания:

порядковый номер записи;

дата приема документов;

данные о заявителе (фамилия, инициалы физического лица, наименование юридического лица);

количество документов, представленных на исполнение государственной функции;

реквизиты документа, представленного на исполнение государственной функции, (номер, место и дата выдачи);

фамилия и инициалы сотрудника, принявшего документы.

Максимальный срок выполнения действия 5 минут на каждый документ.

69. Консульское должностное лицо оформляет в одном экземпляре расписку о приеме документов (приложение № 3 к Административному регламенту), в которой указывается следующее:

регистрационный номер принятых документов;

дата подачи документов;

дата выдачи документов;

количество документов;

размер консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов за легализацию;

информация о часах приема и выдачи документов.

Максимальный срок выполнения действия 0,5 минуты.

Установление отсутствия оснований для отказа в исполнении государственной функции

70. Консульское должностное лицо осуществляет проверку соответствия имеющимся образцам подписи должностного лица и оттиска печати компетентного органа на представленном документе, наличия у названного лица полномочий на право подписи официального документа.

В ходе проверки соответствия имеющемуся образцу оттиска печати на представленном документе консульское должностное лицо проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает особое внимание на четкость изображения оттиска печати, отсутствие искажений деталей оттиска, "смазываний", "стираний".

Максимальный срок выполнения действия 5 минут на каждый документ.

71. При отсутствии в загранучреждении образцов подписи и оттиска печати консульское должностное лицо оформляет официальный запрос в соответствующий орган страны пребывания на получение образца подписи и подтверждение полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции документ, и истребование образца оттиска печати органа, от которого исходит документ.

Максимальный срок выполнения действия 30 минут.

72. При получении от уполномоченного органа образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи конкретного должностного лица, подписавшего представленный на исполнение государственной функции документ, образца оттиска печати органа, от которого исходит документ, консульское должностное лицо осуществляет действия, предусмотренные пунктом 76 Административного регламента, а полученные образцы подписи и оттиска печати помещает в соответствующее дело.

Максимальный срок выполнения действия 3 минуты на каждый документ.

73. Консульское должностное лицо рассматривает представленный на консульскую легализацию документ на предмет наличия реквизитов, которые согласно законодательству Российской Федерации являются обязательными (номер, дата, подпись, печать).

Максимальный срок выполнения действия 0,5 минуты.

74. По результатам проведенной проверки консульское должностное лицо принимает решение:

об исполнении государственной функции;

о приостановлении исполнения государственной функции;

об отказе в исполнении государственной функции.

75. Решение об исполнении государственной функции или об отказе в исполнении государственной функции принимается в день проведения проверки.

Исполнение государственной функции

(при отсутствии оснований для отказа в консульской легализации документа)

76. При принятии положительного решения консульское должностное лицо проставляет на представленном официальном документе штамп, подтверждающий легализацию документа. Для совершения этого действия используется два вида штампов.

77. Штампы должны быть выполнены в форме прямоугольника размером 8 х 3 см. Заголовок штампа должен содержать текст о заверении подлинности предстоящей подписи либо о легализации документа.

78. На документе, выданном при участии официальных властей государства пребывания и легализованном в уполномоченном на это государственном органе проставляется штамп о заверении подлинности предстоящей подписи.

На документе, оформленном российскими государственными органами и поступившим в загранучреждение дипломатическим путем, проставляется штамп о его легализации.

79. Оттиск штампа проставляется на свободном от текста месте официального документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги, который скрепляется с документом.

Максимальный срок выполнения действия 10 минут на каждый документ.

80. Документ с проставленным и заполненным штампом передается уполномоченному должностному лицу загранучреждения для подписания и проставления гербовой печати.

81. Уполномоченное должностное лицо ставит подпись в штампе и в установленном порядке проставляет на нем гербовую печать, после чего документ возвращается консульскому должностному лицу.

82. Консульское должностное лицо вносит в журнал учета документов запись, в которой указываются:

название документов;

инициалы заявителя;

дата легализации документов;

в специальной графе указывается сумма консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов.

Максимальный срок выполнения действия 3 минуты.

Если заявитель освобожден от консульских сборов или/и сборов в счет возмещения фактических расходов, в графе журнала учета документов, в которую вносятся сведения об уплате консульского сбора или/и сбора в счет возмещения фактических расходов, указывается основание освобождения заявителя от уплаты консульского сбора или/и сбора в счет возмещения фактических расходов.

Приостановление исполнения государственной функции

83. Исполнение государственной функции приостанавливается:

если на документе отсутствует хотя бы один из реквизитов, предусмотренных пунктом 35 Административного регламента; должностное лицо уведомляет об этом заявителя и предлагает принять меры по их устранению;

если подпись должностного лица и (или) оттиск печати на официальном документе, выданном при участии государственных органов страны пребывания, не соответствуют имеющимся в загранучреждении образцам;

если подписавшее документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.

Исполнение государственной функции приостанавливается должностным лицом до момента устранения недостатков в представленных документах, но не более, чем на 30 дней.

В случае непредставления запрашиваемой информации по истечении 30 дней должностное лицо готовит проект отказа в исполнении государственной функции.

Отказ в исполнении государственной функции

(при установлении оснований для отказа в консульской легализации документа)

84. В исполнении государственной функции отказывается:

если документы противоречат законодательству Российской Федерации или страны пребывания, если они могут по своему содержанию нанести вред интересам России, или содержат сведения, порочащие честь и достоинство российского гражданина, в соответствии с Консульским уставом.

85. Отказ в исполнении государственной функции может быть осуществлен как в устной, так и в письменной форме.

86. Отказ в исполнении государственной функции осуществляется в письменной форме при наличии соответствующего письменного обращения заявителя либо по требованию заявителя.

87. Консульское должностное лицо готовит проект отказа и представляет его на подпись руководителю загранучреждения.

88. Руководитель загранучреждения подписывает отказ в исполнении государственной функции и передает его консульскому должностному лицу.

89. Консульское должностное лицо уведомляет заявителя о готовности ответа об отказе в исполнении государственной функции.

Срок подготовки ответа и направления (вручения) его заявителю до 30 дней.

Выдача документов

90. Документ после его легализации выдается заявителю при предъявлении расписки о приеме документов и (или) документа, удостоверяющего личность.

91. Консульское должностное лицо знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении документов в соответствующей графе журнала регистрации документов. Документы, предназначенные для хранения, помещаются в дело.

Максимальный срок выполнения действия 3 минуты.

Письменный отказ в исполнении государственной функции вручается заявителю в день его обращения в загранучреждение. Представленный на исполнение государственной функции документ возвращается без легализации.

92. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции и принятием решений осуществляется:

в Министерстве - руководителем структурного подразделения Департамента, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции и директором Департамента;

в загранучреждении – его руководителем.

93. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения ответственными должностными лицами положений Административного регламента.

94. Проверки могут быть плановыми и неплановыми. Порядок и периодичность осуществления плановых проверок качества исполнения государственной функции устанавливаются:

планом работы Департамента и утверждаются руководством Министерства;

планом работы загранучреждения и утверждаются его руководителем.

Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.

95. Проверки осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) Министерства, загранучреждений.

Для проведения проверки формируется комиссия, в состав которой включаются государственные служащие Министерства, загранучреждений.

Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с индивидуальными правовыми актами (приказами) Министерства, загранучреждений.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

96. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений соблюдения положений Административного регламента, виновные должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

97. Заявитель (его представитель) вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, в Министерство или в судебные органы (далее обращение).

98. Заявитель (его представитель) вправе обратиться с жалобой в устной или письменной форме.

99. Заявитель (его представитель) может сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, действиях или бездействиях должностных лиц Министерства, загранучреждений, нарушении положений настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики на официальном сайте МИД России (www.mid.ru.) и по электронной почте Министерства ( Этот e-mail защищен от спам-ботов. Для его просмотра в вашем браузере должна быть включена поддержка Java-script ).

100. Обращение заявителя должно содержать следующую информацию:

- фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) заявителя или наименование юридического лица, почтовый адрес его места жительства или места нахождения;

- наименование органа, фамилию, имя, отчество должностного лица (при наличии информации) решения, действия (бездействие) которого нарушают права и законные интересы заявителя;

- суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);

- сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его обращения.

101. Заявитель в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает следующую информацию:

- наименование государственного органа, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, подающего жалобу;

- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- суть жалобы;

- личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению соответствующие документы и материалы либо их копии.

102. Обращение подлежит обязательной регистрации в трехдневный срок с момента поступления в Министерство и должно быть рассмотрено в течение 30 дней со дня его регистрации. В исключительных случаях, когда в результате проверки возникает необходимость запроса загранучреждений или других органов (государственных, местного самоуправления, нотариальных) или иного должностного лица для получения доказательных документов и материалов, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, о чем в письменной форме сообщается заявителю, с указанием причин продления.

103. Если в письменном обращении не указана фамилия заявителя и/или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

104. Министерство при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы Жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

105. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

106. Если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее поступившими обращениями, и при этом в его обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее поступившие обращения направлялись в Министерство или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель.

107. Ответ на жалобу направляется заявителю (его представителю) по почтовому адресу, указанному в обращении, в пределах сроков, указанных в пункте 102 настоящего Административного регламента.

108. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностного лица, а также принимаемые им решения при исполнении государственной функции в суд общей юрисдикции в порядке гражданского судопроизводства в течение трех месяцев со дня, когда заявителю стало известно о нарушении его прав и свобод.

109. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то соответствующим должностным лицом Министерства принимается решение об устранении недостатков, выявленных по результатам рассмотрения обращения, и о привлечении к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе исполнения государственной функции.